نکاتی برای استفاده بهتر از Gmail

استفاده از Gmail مزایایی زیادی دارد که به چند مورد اشاره می کنیم. سرعت Gmail بسیار خوب عمل می کند و از رقیبانش Hotmail و Yahoo بهتر است. از تبلیغات مزاحم اصلا خبری نیست. می توان این سرویس را با دیگر سرویس های ارائه شده از سوی گوگل و دیگر شرکت ها ادغام کرد. براحتی می توانید آن را شخصی سازی کنید، امنیت بسیار بالایی دارد و … .

Gmail را به عنوان Mail hub خود انتخاب کنید

یکی از مزیت های استفاده از Gmail ، استفاده از چند آدرس پست الکترونیکی مختلف، درون حساب کاربری Gmail خود می باشد! بدین ترتیب شما قادر خواهید بود به پست الکترونیکی یاهو خود متصل شوید و در داخل خود محیط Gmail از یاهو و یا دیگر Email های خود استفاده کنید. بنابراین شما بدون ترک کردن  Gmail، به دریافت و ارسال ایمیل دیگر اکانت های خود بپردازد.

* برای فعال سازی این ابزار، ابتدا اکانت های دیگر خود را ( Yahoo، Hotmail و ..) به آدرس Gmail خود Forward  نمایید.

* به قسمت Settings در سرویس Gmail بروید و بر روی گزینه Accounts and Import کلیک نمایید.

* بر روی گزینه Send email from another address کلیلک کنید و مراحل و دستورالعمل ها را طی کنید تا بتوانید این ابزار مفید را فعال کنید.

نحوه استفاده از Shortcut ها را در محیط پست الکترونیکی خود بیاموزید

کلیدهای میانبر یا همان Shortcut ، باعث بالا رفتن کارایی و سرعت عمل می گردد. شما  با استفاده از این کلیدها، زمان بسیار کمتری برای فرستادن یک پست الکترونیکی صرف می کنید. در زیر، لیست میانبرهای محیط Gmail آورده شده است که با دانستن آنها، می توانید به کار خود سرعت بیشتری دهید. تعدادی از میانبرهای Gmail  خود را بشناسید:

تایپ کردن ده انگشتی را بیاموزید

شما با استفاده از مهارت تایپ توسط تمام انگشتان دست، زمان کمتری را برای انجام کارهایتان مورد استفاده قرار می دهید. این تکنیک و مهارت در همه جا به کار می آید و باعث می شود حرفه ای تر عمل کنید.

استفاده از زمان مشخص برای کنترل پست الکترونیک

هیچ گاه در طول روز به جز موارد ضروری، Email client  خود را به طور مداوم باز نگذارید!

در غیر این صورت وقت و هزینه شما بسیار تلف می شود. ایمیل ها ارزش خود را از دست می دهند و شما را شخصی فقط برای منتظر گذاشتن بار می آورند. بهترین راه این است که در طول روز زمان هایی را مشخص کنید و فقط در آن زمان ها به ایمیل های خود سر بزنید و آن ها را چک کنید.

به هنگام باز کردن Email client خود، کارهایی که باید انجام دهید را دسته بندی کنید

افرادی که از پست الکترونیک استفاده زیادی می کنند و روزانه تعداد زیادی پست برای آن ها فرستاده می شود، در صورت نداشتن برنامه خاص برای جوابدهی ، ممکن است از بعضی کارهای دیگر باز بمانند.  به طور مثال ایمیل های مهم، نخوانده باقی می ماند یا، فراموش می کنند جواب پست ها را بدهند. برای رفع این مشکل کارهای خود را دسته بندی کنید.

حتما برای شما پیش آمده است که یک ایمیل با جواب های یکسانی را بخواهید به چند نفر ارسال کنید. نوشتن پاسخ مشابه و یا استفاده از Copy/Paste برای هر کدام از آن ها بسیار وقت گیر و خسته کننده می باشد Gmail. قابلیت خوبی را ارائه ساخته است که با استفاده از آن می توان جواب ایمیل های مشابه را یکباره ارسال کرد، برای فعال سازی این ابزار، به قسمت Setting و سپس Labs بروید و از لیست باز شده، ابزار مورد نظر را فعال سازی کنید.

البته برای این عمل، شما می توانید از …. هم استفاده کنید که آموزش آن قبلا در سایت بیان شده است. شما می توانید در مطالب موجود در آرشیو سایت به آن دسترسی پیدا کنید.

استفاده از ابزار Filters را در Gmail بیاموزید

فلیترها یکی از برترین ابزارهای Mail Client ها می باشد. با استفاده از فیلترها می توان ایمیل هایی که از آدرس مشخصی ارسال می شوند را به طور خودکار حذف کرد، پاسخ داد، برچسب مشخصی به آن زد، با آدرس دیگری انتقال داد و خیلی امکانات دیگر. برای ایجاد فیلتر جدید می توانید با استفاده از پیوند Create a filter در محیط Gmail استفاده نمایید.

    ادامه دارد….